calendar 28.06. 2017

Hinter den Kulissen: Unser Nachhaltigkeitsbericht

Jedes Jahr veröffentlichen zahlreiche Unternehmen ihren Nachhaltigkeitsbericht – so auch ista. Rund acht Monate dauert der Entstehungsprozess. Doch was genau passiert in dieser Zeit eigentlich? Wir bringen Licht ins Dunkel und verfolgen den Weg von der ersten Analyse bis zum fertigen Bericht.

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Dass Unternehmen Geschäftsberichte veröffentlichen, ist den meisten bekannt. Dass viele von diesen neuerdings aber auch über ihren Fortschritt im Bereich Nachhaltigkeit berichten müssen, das wissen nur wenige. Entschieden hat das Ende 2016 die Europäische Union mit der Verabschiedung der CSR-Richtlinie (CSR Berichtspflicht). Da Transparenz für ista immer schon zur Unternehmensphilosophie gehört, berichten wir bereits seit 2010 jedes Jahr freiwillig und öffentlich über unseren Fortschritt im Bereich Nachhaltigkeit. Bestandteil des Berichts sind unter anderem Informationen über unsere Strategie, unsere Produkte und Dienstleistungen, Innovationen genauso wie Angebote für Mitarbeiter, gesellschaftliches Engagement und unsere Umweltleistung. Der Bericht gilt gleichzeitig als Fortschrittsbericht im Rahmen unserer Mitgliedschaft im UN Global Compact.

Doch wie läuft so ein Berichtsprozess eigentlich genau ab? Maike Böcker ist im Bereich Corporate Communications & Public Affairs verantwortlich für die Nachhaltigkeitskommunikation und gibt Einblick in die sechs Schritte auf dem Weg zum Nachhaltigkeitsbericht.

Visualisierung 6 Schritte
Von der Analyse über die Wesentlichkeitsmatrix bis hin zur Veröffentlichung – das sind die sechs Schritte zum Nachhaltigkeitsbericht auf einen Blick.

Schritt 1: Aufs Wesentliche kommt es an! – Interne Analyse (Zeitraum: November)

Wenn wir unseren Nachhaltigkeitsbericht erstellen, dann machen wir das immer rückblickend für das abgelaufene Geschäftsjahr. Der Prozess für die Erstellung des Berichts startet aber schon vor Ablauf des Jahres, nämlich im November. Im Rahmen unserer Nachhaltigkeitsberichterstattung nach den Leitlinien der Global Reporting Initiative (GRI), beginnen wir mit einer Wesentlichkeitsanalyse und hinterfragen uns jedes Jahr aufs Neue, wo wir in Sachen Nachhaltigkeit stehen. Wir, das sind meine Kollegen und ich aus dem CSR-Projektteam, unser internes Sustainability Steering Committee und unsere Agentur, mit der wir für die Nachhaltigkeitsberichterstattung zusammenarbeiten. Gemeinsam ermitteln und diskutieren wir neue sowie bestehende Handlungsfelder, in denen wir für ista den stärksten ökologischen, ökonomischen und sozialen Impact sehen und bei denen wir der Meinung sind, dass wir als Corporate Citizen und mit unseren Geschäftstätigkeiten die negativen Auswirkungen auf Umwelt und Gesellschaft minimieren und einen positiven Beitrag leisten können.

Ein Beispiel ist das Handlungsfeld „Bewusstsein schaffen“. Hier möchten wir das Bewusstsein der Menschen zum Thema Energieeffizienz erhöhen. Unsere neue Initiative „ista macht Schule“ ist dabei einer dieser Ansätze.

Wir möchten das Bewusstsein der Menschen zum Thema Energieeffizienz erhöhen.

Schritt 2: Sie sind gefragt! – Schwerpunkte des Berichts erfassen (Zeitraum: Dezember)

Dann geht es darum, in der Wesentlichkeitsanalyse die Handlungsfelder zu gewichten, um so Schwerpunkte zu identifizieren. Die Meinungen unserer externen (Kunden, Lieferanten, NGOs, Politiker, Investoren, Verbände) und internen Stakeholder (Mitarbeiter) sind dafür sehr wichtig. Deshalb führen wir Experteninterviews und Stakeholderumfragen durch – so verleihen wir unserem Nachhaltigkeitsbericht eine valide Grundlage und finden heraus, wo die Schwerpunkte von ista gesehen werden und wie ista in Bezug auf Nachhaltigkeit bewertet wird.

Schritt 3: Der Rahmen steht! – Verabschiedung der Wesentlichkeitsanalyse (Anfang Januar)

Nach einer intensiven Auswertung der Umfragen und Experteninterviews findet sich das Sustainability Steering Committee zusammen, um die Ergebnisse zu besprechen. In diesem Rahmen war der wichtigste Schritt, eine Bewertung aus Geschäftsperspektive vorzunehmen. Was hat sich im Vergleich zum Vorjahr verändert? Haben sich Handlungsfelder in der Priorität verschoben? Was möchten die Stakeholder von ista zum Thema Nachhaltigkeit erfahren? All dies wird diskutiert, sodass im Ergebnis die neue Wesentlichkeitsmatrix verabschiedet wird. Sie gibt Aufschluss über die interne und externe Sicht zur Wichtigkeit der definierten Handlungsfelder.

Schritt 4: Den Nachhaltigkeitsbericht mit Leben füllen! – Datenerfassung (Februar – März)

In diesem Fall geht es einmal nicht um die Datenerfassung des Wasser- und Wärmeverbrauchs unserer Kunden – sondern um die von ista. Seit Jahren greifen wir für unsere quantitativen und qualitativen Daten auf ein umfangreiches Erfassungssystem zurück. Die qualitative Datenerfassung erfolgt durch die Abfrage von Projekten und Entwicklungen bei unseren Kollegen aus den Ländern und unseren deutschen Standorten. Unsere interne Umweltbeauftragte betreut die Umweltkennzahlenerfassung und koordiniert die Absprache zur Prüfung der Kennzahlen. So können wir sicherstellen, dass wir valide und verlässliche Umweltkennzahlen kommunizieren.

Schritt 5: Ordnung & Schreibkunst ist gefragt! – Redaktion (April – Mitte Juni)

Nachdem alle Daten gesammelt und zu Themenschwerpunkten zugeordnet wurden, folgt der redaktionelle Part. Wir berichten nach den Indikatoren der Global Reporting Initiative sowie dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex und geben Einblicke in relevante Projekte von ista. Sobald die Texte fertig sind, wird die Qualitätsprüfung in den jeweiligen Fachabteilungen koordiniert. So gewährleisten wir, dass alle Themen und Kennzahlen korrekt kommuniziert werden. Die finalen Texte werden dann in ein Layout gegossen und ins Englische übersetzt – denn schließlich sollen unsere Ländergesellschaften und internationalen Stakeholder auch etwas von dem Bericht haben.

Schritt 6: Rollt den roten Teppich aus! – Veröffentlichung (Ende Juni)

Der fertige Bericht wird lektoriert und die Umweltkennzahlen durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft. Sobald dies abgeschlossen ist und die Genehmigung der Geschäftsführung vorliegt, geht es dann endlich auf den roten Teppich: Nämlich in unserem Onlinemagazin INSIDEista, wo der Nachhaltigkeitsbericht für alle Stakeholder von ista zum Download und Lesen zur Verfügung steht – schnuppern Sie doch gleich mal rein! Denn: Es lohnt sich! Nehmen Sie direkt an unserem Nachhaltigkeitsquiz teil und beantworten Sie Fragen rund um die Inhalte in unserem Nachhaltigkeitsbericht 2016. So bekommen Sie neben dem Lesen noch die Möglichkeit tolle Preise zu gewinnen.