Der Peak der Heizkostenabrechnung

28.04.2017

Wir schreiben das Jahr 1995 im Dezember: Ein Mann in Jeans und Hemd trägt hektisch eine große Einkaufskiste in das Büro in die Bergmannstraße in Berlin-Kreuzberg. Eine Kiste, die voller nicht sein könnte. Und zwar nicht mit Leckereien vom Supermarkt nebenan, sondern mit Papier. Papier über Papier. Kleine Zettel, große Zettel, bedruckte oder handbeschrieben.

Ein kurzer Gruß an die Kollegen, dann stellt er die Kiste in die Reihe der anderen Kartons, die die vielen fleißigen Ableser gestern, vorgestern und vorvorgestern in die Bergmannstraße gebracht hat. „Peak ist zum Glück nur einmal im Jahr“, denkt er sich und ruft wie immer ein munteres „Bis nächste Woche!“ in die Runde.

Digitale Daten lösen Papierberge ab

Zeitsprung, Januar 2017: Adrian Wosch sitzt an seinem PC in der Großbeerenstraße in Potsdam, wohin die ista Niederlassung im Jahr 1999 umgezogen ist. Im Büro der Gebietsmanager geht es hektisch zu: Ein Anruf hier, ein schnelles Tippen dort und von links die Frage, wo nochmal in der SAP-Maske geklickt werden muss, damit die Meldung vom Gerätecenter auch rechtzeitig im Kundencenter landet. Den Mann mit den Papierkisten sieht man hier nur noch selten.

Der Großteil der Arbeit für die Erstellung einer Heizkostenabrechnung muss zwischen November und Februar geschehen.

Doch auch ohne Papier, zwanzig Jahre später und mit digitalen Ablesegeräten sind die Wintermonate für Abrechnungsunternehmen eine besondere Zeit. „Der Winter ist bei uns immer absolute Hochphase – der Peak in unserem Geschäftsjahr. Denn der Großteil der Arbeit für die Erstellung einer Heizkostenabrechnung muss zwischen November und Februar geschehen“, erzählt Adrian Wosch am Telefon. Der Gebietsmanager ist ein alter Hase in dem Geschäft, im letzten Jahr feierte er sein 25-jähriges Dienstjubiläum. Deshalb weiß er genau Bescheid über die Prozesse und Gepflogenheiten rund um die Verbrauchserfassung – und wie sich diese in den vergangenen Jahren verändert hat. „Früher, da haben wir mit Bergen von Papier gearbeitet. Da kamen kistenweise Ablesewerte, Informationen von Vermietern und Hausverwaltern zu Einzügen und Auszügen von Mietern sowie Meldungen zu Eigentümerwechseln von Wohnungen und Mehrfamilienhäuser zu uns, die wir dann verarbeiten mussten – händisch natürlich.“

Rund 9 Millionen Daten

Heute werden die Verbrauchswerte digital abgelesen – zumindest in den meisten Fällen. Neben den Ablesewerten, die zum Großteil bereits heute unterjährig per Funk an unsere Server übermittelt werden, gehen bei ista im Laufe einer Abrechnungsperiode noch rund 9 Millionen Datensätze an Informationen ein, die für die Heizkostenabrechnung verarbeitet werden müssen.

Iconzeile Abrechnungspeak

„Das sind eine Menge Daten, aber wenn man schon so lange dabei ist, dann weiß man, wie man einen kühlen Kopf behält“, erzählt Adrian Wosch. Und den kühlen Kopf braucht man als Gebietsmanager auch. Denn als direkter Betreuer von durchschnittlich 1.000 Liegenschaften sind sie die absoluten Experten, kennen sich mit den Geräten, Ableseprotokollen und Sonderfällen ihrer Liegenschaften – so nennen wir die Mehrfamilienhäuser – bestens aus und wissen auf die meisten Fragen eine Antwort.

Aber was passiert eigentlich in dieser Hochphase der Heizkostenabrechnung? „Für uns beginnt der Peak im November. Dann plant jeder Gebietsmanager die Ablesungen für seine Liegenschaften, von denen etwa 90 % für den Stichtag 31.12. bearbeitet werden müssen. Vor allem gilt es dann, die Servicepartner für die Ablesungen einzuteilen. Es müssen aber auch viele Besonderheiten beachtet werden: Ist der automatisch erstellte Auftrag korrekt, ist vielleicht ein Gerätetausch dabei oder gibt es Kundenwünsche, die berücksichtigt werden müssen?“, berichtet Adrian Wosch aus seinem Alltag im November und Dezember.

Es müssen alle Werte, ob funkausgelesen oder nicht, gecheckt und plausibilisiert werden.

Für jeden Sonderfall gibt es auch einen gesonderten Prozess. „Im Januar laufen dann die Ablesewerte der noch nicht elektronisch ausgelesenen Messgeräte ein – Stichtag ist dann Anfang Februar. Zwar sind das längst nicht mehr so viele Daten wie früher, da das meiste bereits per Funksystem ausgelesen wurde, aber es müssen dennoch alle Werte, ob funkausgelesen oder nicht, gecheckt und plausibilisiert werden. Das übernehmen die Kollegen aus den Service Centern, bei denen auch die Heizkostenabrechnungen entstehen. Hier ist ein enger Austausch erforderlich, denn Koordination und Steuerung von sich daraus ergebenden Folgeaktivitäten und Rückfragen laufen wieder über uns.“

Nach der Abrechnung ist vor der Abrechnung

Während der Peak für die ServiceCenter bis Mitte/Ende Mai anhält, wird es in der Potsdamer Niederlassung in der Regel bereits Anfang April etwas ruhiger. „Aber nur etwas, denn dann steht schon wieder der unterjährige Gerätetausch an: Um die Eichfristen einzuhalten, müssen wir die Geräte in den Liegenschaften alle 5 bis 10 Jahre austauschen – das machen wir dann im Frühjahr bis in den Herbst hinein.“

Iconzeile Abrechnungspeak

Eintönig und langweilig wird es nie, erzählt Adrian Wosch: „Ich mache den Job sehr gerne – das machen natürlich auch die gute Zusammenarbeit mit den Kollegen und zufriedene Kunden aus, aber auch die Aufgaben fordern mich immer wieder aufs Neue. Im Laufe der Zeit hat sich so viel geändert – da ist nichts mehr so wie es einmal war.“

Und das ist auch gut so. Denn die Digitalisierung gibt ihr Bestes – vor allem in puncto papierlose Liegenschaft. Stellt sich nur die spannende Frage, wie es wohl im Dezember 2027 in der Niederlassung an der Großbeerenstraße aussieht?