calendar 04.10. 2018

Der Praxistest: Warum brauchen wir einen automatischen Datenaustausch?

Digitale Produkte werden immer häufiger auch in Wohnungen verbaut. Um die Daten nutzen zu können, müssen sie zuverlässig, sicher und schnell verarbeitet werden – in Form von automatischem Datenaustausch. In Dänemark hat ista gemeinsam mit der Wohnungsbaugesellschaft Himmerland Boligforening daher ein Pilotprojekt durchgeführt – mit spannenden Ergebnissen für Mieter und Vermieter.

„Ich finde es großartig, dass wir in Dänemark die Ersten mit dem automatischen Datenaustausch sind. Es war unglaublich aufregend, bei der Entwicklung dabei zu sein“, erzählt Projektleiterin Rikke Holmsgaard von der dänischen Wohnungsbaugesellschaft Himmerland Boligforening, die in diesem Jahr in Zusammenarbeit mit ista ein Pilotprojekt zum automatischen Datenaustausch durchgeführt hat.

Digitalisierung braucht Pioniere

Projektleiterin Rikke Holmsgaard von der dänischen Wohnungsbaugesellschaft Himmerland Boligforening

„Wir sind bestrebt, an der Spitze der Entwicklung zu stehen und übernehmen gern die Vorreiterrolle. Deshalb war es auch sehr spannend, da es vor einem Jahr unsere Abteilung war, die für das Pilotprojekt auf dem automatischen Datenaustausch ausgewählt wurde“, so Rikke Holmsgaard weiter. Sie war an der Einführung des automatischen Datenaustauschs beteiligt und ist heute diejenige, die bei Himmerland Boligforening damit befasst ist.

Die Vorteile des systematisierten Datenaustauschs haben sie überzeugt. „Es funktioniert schneller, es ist einfacher und wir können auf bestimmte Verfahren verzichten“, sagt sie und macht deutlich, dass das Projekt bei Himmerland Boligforening konsequent umgesetzt wurde. „Das Schlimmste wäre gewesen, zum alten System zurückkehren zu müssen“, sagt sie lächelnd.

Einen Schritt zurück, zwei nach vorne

Das Unternehmen arbeitet nun seit einer kompletten Abrechnungsperiode mit dem automatischen Datenaustausch. „Wir benötigen nicht mehr so viel Zeit wie früher, alles läuft automatisch, es müssen keine großen Datenmengen zwischen der Heizkostenabrechnungsfirma und uns hin und her geschickt werden und ich muss mich nicht mehr neu in anderen Plattformen einloggen. Ich kann im System zwischen ihnen wechseln. Alles in allem wird das Fehlerrisiko durch den automatisierten Austausch reduziert und wir kommen schneller an die Abrechnungsdaten der Verbraucher“.

Dennoch kam es in der Pilotphase auch zu Fehlern. Diese seien laut Rikke Holmsgaard aber selten aufgetreten und behoben worden. Zudem wird bei ista und der Heizkostenabrechnungsfirma kontinuierlich an der Verbesserung des Systems gearbeitet. Daher freut sie sich auch auf die weitere Arbeit mit dem System, das nun vollständig implementiert und entwickelt ist.

Mehr Transparenz für den Verbraucher

Zufrieden ist Rikke Holmsgaard auch mit istaonline. Im Webportal können sie und die Verbraucher sich einloggen und die Konten überprüfen, um festzustellen, wie viel Wasser und Heizenergie verbraucht werden. „Heute gibt es noch eine konstante Anzahl von Verbrauchern, die die Zahlen gerne auf Papier haben wollen. Zukünftig wird es aber eine große Erleichterung sein, wenn wir eines Tages ganz auf Papier verzichten können und alle Nutzer ihren Verbrauch im Internet und in der App selbst überprüfen können“, sagt die Projektleiterin und verrät zum Schluss, dass sie bereits von anderen Unternehmen angesprochen wurde, die mehr über den automatischen Datenaustausch erfahren wollen.

Digitale Infrastruktur ausbauen

Auch Torben Mathiasen, Leiter der Heizkostenabrechnung bei ista Dänemark, hat keinen Zweifel an den großen Vorteilen des automatischen Datenaustauschs. „Das Fehlerrisiko wird erheblich reduziert, da die Daten, die wir zur Erstellung der Heizkostenabrechnung benötigen, automatisch an uns übermittelt werden. Das bedeutet, die Rechnungen, die wir an den Kunden senden, sind häufiger fehlerfrei, weil wir Tippfehler vermeiden. Und korrekte Daten bedeuten am Ende des Tages, dass wir Zeit sparen“, sagt Torben Mathiasen und fügt hinzu, dass Systeme ohne automatischen Datenaustausch zeitintensiv sind und viel Zeit eingesetzt werden muss, um Fehler zu analysieren und zu beheben. Dies wird mit dem Datenaustausch vermieden. Und heutzutage ist es kein Nachteil mehr, dass Daten in verschlüsselter Form ausgetauscht werden.

Torben Mathiasen ist der Meinung, dass alle großen Wohnungsgesellschaften mit Mietsystemen den elektronischen Datenaustausch langfristig in der einen oder anderen Form benötigen. „Es gibt Veränderungen, weil wir in Zukunft öfter Abrechnungen erstellen müssen – möglicherweise vierteljährlich. Das bedeutet, dass wir Daten viel schneller und viel mehr automatisiert austauschen müssen als heute und damit dies rentabel ist, müssen wir ein automatisches Verfahren sowohl für das Lesen als auch für die Verwaltung haben“.

Ein Standartsystem für die Wohnungswirtschaft

Ziel von ista Dänemark ist es nun, den automatischen Datenaustausch zu einem Standardsystem zu machen, das auch von Wettbewerbern genutzt werden kann, sodass der elektronische Austausch bei allen Mietsystemen vorhanden ist. „Wir stellen das System gerne zur Verfügung. Der Wunsch von Kunden, das System zu nutzen, wächst ständig und deshalb wollen wir eine Lösung anbieten, die auch sie zufrieden stellt“, sagt Torben Mathiasen.