calendar 28.04. 2017

Il picco della fatturazione dei costi di riscaldamento

Dicembre 1995. Un uomo che indossa jeans e camicia ecorre freneticamente nell'ufficio sulla Bergmannstraße di Berlino-Kreuzberg portando con sè una grande scatola. La scatola non poteva essere più piena. Non piena di gustose prelibatezze dal supermercato accanto, ma piena di carta. Montagne di carta. Piccoli e grandi pacchi, stampati o scritti a mano.

Dopo aver salutato velocemente i suoi colleghi, unisce la scatola ad una fila di altre scatole che i letturisti, che stanno lavorando sodo, hanno portato a Bergmannstraße nei giorni precedenti. “Fortunatamente il picco è solo una volta l’anno”, pensa tra sè e sè, e come sempre grida un allegro “ci vediamo la prossima settimana!”.

I dati digitali sostituiscono montagne di carta

Andiamo avanti nel tempo, gennaio 2017: Adrian Wosch è seduto al suo PC nella Großbeerenstraße di Potsdam, dove la filiale di ista si è trasferita nel 1999. Le situazione è frenetica nell’ufficio del direttore: rispondere a una telefonata di qui, digitare velocemente di là, rispondere dall’altra parte alla richiesta di dover fare nuovamente clic nella maschera SAP in modo che il report dal centro elaborazione arrivi diretttamente al cliente in tempo utile. L’uomo con le scatole di carta ora non si vede quasi più qui.

Tuttavia, 20 anni dopo, anche senza carta e con i contatori digitali, i mesi invernali sono un momento critico per le società di fatturazione. “L’inverno è sempre un momento estremamente impegnativo per noi: è il periodo di punta del nostro anno lavorativo perché la maggior parte del lavoro di preprazione dei conteggi dei costi di riscaldamento viene svolta tra Novembre e Febbraio”, afferma Adrian Wosch al telefono. Il manager è un veterano in questa attività e l’anno scorso ha celebrato 25 anni di lavoro per l’azienda; conosce tutti i processi e le procedure coinvolte nella contabilizzazione dei consumi e sa come sono cambiati nel corso degli anni. “Eravamo abituati a lavorare con montagne di carta: ricevevamo scatole di letture di misuratori, informazioni da amministratori e proprietari sugli spostamenti degli inquilini, nonché relazioni sui cambiamenti di proprietà degli appartamenti e degli edifici multi familiari che poi dovevano essere elaborate… tutto a mano, naturalmente”.

Circa 9 milioni di dati elaborati

Oggi i consumi vengono letti digitalmente, almeno nella maggior parte dei casi. Oltre alle letture dei contatori, la maggior parte delle quali oggi vengono trasmesse via radio ai nostri server nel corso dell’anno, durante il periodo di fatturazione ista riceve circa 9 milioni di dati contenenti informazioni che devono essere elaborate per il conteggio dei costi di riscaldamento.

icona costi di riscaldamento

“Abbiamo a che fare con moltissimi dati, ma quando si è qui da molto tempo, si sa come mantenere la concentrazione”, dice Adrian Wosch. E sicuramente un manager ne ha bisogno. Per quanto riguarda i gestori di una media di circa 1000 stabili, essi sono i massimi esperti e conoscono tutti gli apparecchi, la registrazione dei dati e ogni particolare situazione relativa ai loro condomini e hanno risposta alla maggior parte delle domande.

Ma cosa succede nel momento di punta della fatturazione del costi di riscaldamento? “Per noi il picco comincia da novembre. Ogni responsabile di zona pianifica la lettura dei suoi immobili, di cui circa il 90% deve essere elaborato entro il termine del 31 dicembre.
Il compito principale in questo momento è quello di assegnare ai nostri partner la lettura dei contatori degli stabili. Occorre però prender ein considerazione anche molti altri aspetti particolari: l’ordine generato automaticamente è corretto? Ci sono apparecchi da sostituire? Il cliente ha richieste particolari che devono essere prese in considerazione?” dice Adrian Wosch, descrivendo la sua giornata lavorativa di novembre e dicembre.

“Tutte le letture, siano esse lette da remoto o meno, devono essere verificate per plausibilità.

C’è un processo specifico per ogni caso speciale. “Nel mese di gennaio riceviamo le letture dei contatori dagli apparecchi di misurazione che non sono ancora letti elettronicamente; il termine per questi dati è l’inizio di febbraio. Certo, il volume dei dati di lettura manuale è molto inferiore perché la maggior parte degli apparecchi viene letta utilizzando il sistema radio, ma tutte le letture, siano esse fatte da remoto o meno, devono essere verificate per plausibilità. Questo è ciò che fanno i nostri colleghi del centro serivizi, dove vengono anche elaborati i conteggi dei costi di riscaldamento. Lavoriamo a stretto contato con il centri di servizio perché noi siamo anche responsabili del coordinamento e della gestione di tutti i processi di lavoro e delle richieste”.

Dopo la fatturazione è prima della fatturazione

“Mentre il picco per i centro servizi continua fino a metà/fine maggio, la situazione nella filiale di Potsdam generalmente diventa più tranquilla all’inizio di aprile. “Ma solo leggermente perché ora è la volta di iniziare a sostituire i dispositivi. Per rispettare i periodi di calibrazione prescritti, dobbiamo sostituire i contatori ogni 5-10 anni. Iniziamo questo lavoro in primavera e continuiamo fino in autunno”.

icona costi di riscaldamento

Non ci si annoia mai, dice Adrian Wosch: “Mi piace molto il mio lavoro, ovviamente la buona collaborazione con i miei colleghi ed i clienti soddisfatti sono parte della mia motivazione, come anche le costanti sfide che mi trovo ad affrontare. Tanto è cambiato nel corso degli anni: niente è come una volta”.

E questo è un bene perché la digitalizzaione e soprattutto il lavoro senza scartoffie stanno cambiando certamente le cose in meglio. Quindi l’unica questione interessante che rimane è: come andranno le cose nella filiale di Großbeerenstraße nel dicembre del 2027?