Achter de schermen: Ons duurzaamheidsrapport

28.06.2017

Elk jaar publiceren veel bedrijven hun duurzaamheidsrapport – en dat doet ista ook. Het rapportageproces neemt zo'n acht maanden in beslag. Maar wat gebeurt er precies in die periode? Dit willen we verduidelijken door het proces van eerste analyse tot definitief rapport te volgen.

HIER VINDT U ONS NIEUWSTE <<<<< DUURZAAMHEIDSRAPPORT >>>>>

De meeste mensen weten dat bedrijven jaarverslagen publiceren. Maar slechts enkelen weten dat veel bedrijven nu ook verplicht worden om verslag te doen van hun ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid. Dit heeft de Europese Unie eind 2016 besloten met de invoering van de MVO-richtlijn (verplichte MVO-rapportage). Aangezien transparantie altijd onderdeel is geweest van ista’s bedrijfsfilosofie, publiceren wij al sinds 2010 uit eigen beweging over onze ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid. Het rapport omvat onder andere informatie over onze strategie, onze producten en diensten, innovaties, alsmede ons aanbod aan medewerkers, onze sociale betrokkenheid en milieuprestaties. Als lid van de Global Compact van de Verenigde Naties dient dit rapport tegelijkertijd als voortgangsrapportage.

Maar hoe werkt zo’n rapportageproces eigenlijk? Maike Böcker, die binnen de afdeling Corporate Communications & Public Affairs verantwoordelijk is voor duurzaamheidscommunicatie, geeft inzicht in de zes stappen naar het duurzaamheidsrapport.

Sechs Schritte Nachhaltigkeitsbericht
Van analyse en de materialiteitsmatrix tot publicatie – dit zijn de zes stappen naar het duurzaamheidsrapport op een rij.

Stap 1: Het draait om de essentie! – Interne analyse (periode: november)

Ons duurzaamheidsrapport stellen we altijd achteraf, voor het afgelopen boekjaar, op. Het voorbereidingsproces voor het rapport begint echter al voor het boekjaar voorbij is, namelijk in november. Als onderdeel van ons duurzaamheidsverslag en volgens de richtlijnen van het Global Reporting Initiative (GRI), beginnen we met een materialiteitsanalyse en bekijken we elk jaar opnieuw waar we op het gebied van duurzaamheid staan. We zijn mijn collega’s en ik van het MVO-projectteam, onze interne Stuurgroep Duurzaamheid en het bureau waarmee we aan het duurzaamheidsrapport werken. We bepalen en bespreken de nieuwe en bestaande actiegebieden: waar zien we de grootste ecologische, economische en sociale impact voor ista en waar denken we dat wij als maatschappelijk verantwoorde onderneming met onze bedrijfsvoering de negatieve invloed op het milieu en de samenleving kunnen minimaliseren en een positieve bijdrage kunnen leveren. Een van onze actiegebieden is ‘bewustwording creëren’. Hierbij willen we mensen meer bewustmaken van energie-efficiëntie. Dat doen we onder andere met ons nieuwe initiatief ‘ista geeft les in energie-efficiëntie’.

We willen mensen meer bewustmaken van energie-efficiëntie

Stap 2: Jouw mening telt! – De keuze van de centrale thema’s voor het rapport (periode: december)

We wegen de actiegebieden af in de materialiteitsanalyse om de centrale thema’s vast te stellen. De meningen van onze externe belanghebbenden (klanten, leveranciers, ngo’s, politici, investeerders, bonden) en interne belanghebbenden (medewerkers) zijn hierbij erg belangrijk voor ons. Daarom voeren we gesprekken met experts en doen we onderzoek onder belanghebbenden – zo geven we ons duurzaamheidsrapport een solide basis en krijgen we inzicht in wat als onze focus wordt gezien en hoe we op duurzaamheid worden beoordeeld.

Stap 3: Het raamwerk ligt vast! – Vaststellen van de materialiteitsanalyse (begin januari)

Na een grondige evaluatie van de onderzoeken en gesprekken met experts, komt de Stuurgroep Duurzaamheid bijeen om de resultaten te bespreken. Hierbij is de belangrijkste stap om een evaluatie vanuit zakelijk oogpunt te maken. Wat is er sinds vorig jaar veranderd? Zijn de actiegebieden qua prioriteit veranderd? Wat zouden de belanghebbenden graag van ista willen weten over duurzaamheid? Dit alles wordt besproken om uiteindelijk tot de nieuwe materialiteitsmatrix te komen. Deze geeft informatie over de interne en externe meningen in relatie tot het belang van de vastgestelde actiegebieden.

Stap 4: Het duurzaamheidsrapport komt tot leven! – Verzamelen van gegevens (februari – maart)

Het gaat hier niet om het verzamelen van water- en energieverbruiksgegevens van onze klanten – maar om gegevens over ista. We maken al jaren gebruik van een uitgebreid data-acquisitiesysteem voor onze kwantitatieve en kwalitatieve gegevens. We vergaren kwalitatieve gegevens door onze collega’s uit de verschillende landen en onze Duitse vestigingen om informatie te vragen over projecten en ontwikkelingen. Onze interne milieuadviseur is verantwoordelijk voor het verzamelen van de milieukerncijfers en het coördineren van de controle van de kerncijfers. Zo zorgen we dat we geldige en betrouwbare milieukerncijfers bekendmaken.

Stap 5: Ordelijke aanpak en kwaliteitsteksten zijn noodzakelijk! – Redactioneel werk (april – half juni)

Nadat alle data zijn verzameld en aan de centrale thema’s zijn toegewezen, volgt het redactionele werk. We rapporteren volgens de richtlijnen van het Global Reporting Initiative en de Duitse duurzaamheidscode en geven inzicht in de relevante projecten van ista. Zodra de teksten af zijn, worden er kwaliteitscontroles uitgevoerd door de relevante vakafdelingen. Zo zorgen we dat alle thema’s en kerncijfers correct worden bekendgemaakt. De definitieve teksten worden vervolgens gelay-out en naar het Engels vertaald – onze nationale organisaties en internationale belanghebbenden moeten het rapport immers ook kunnen lezen.

Stap 6: Leg de rode loper uit! – Publicatie (eind juni)

Het definitieve rapport is nagelezen en de milieukerncijfers zijn gecontroleerd door een extern accountantskantoor. Zodra dit is gebeurd en het management de publicatie van het rapport heeft goedgekeurd, maakt het rapport zijn opwachting op de rode loper: dat wil zeggen in ons digitale magazine INSIDEista, waar alle belanghebbenden van ista het duurzaamheidsrapport kunnen downloaden en lezen – neem maar eens een kijkje! Dat is zeker de moeite waard! En als je dat doet, doe dan gelijk mee aan onze duurzaamheidsquiz en beantwoord vragen over de inhoud van ons duurzaamheidsrapport 2016. Zo lees je niet alleen het rapport, maar maak je ook kans op het winnen van fantastische prijzen.