calendar 10.05. 2017

Een revolutie teweegbrengen in werkprocessen

Weet u niet hoe u uw medewerkers kunt motiveren en stimuleren? Heeft u als medewerker genoeg van geestdodend werk en heeft u het gevoel dat hiërarchische werkstructuren niet bevorderlijk zijn voor de creativiteit? Vindt u uw werk gewoonweg niet leuk? Tijdens het Barcamp van AGILE.RUHR Camp (2017) werden oplossingen voor dergelijke problemen gevonden, doordat werkgevers en werknemers bij die gelegenheid zelf konden beslissen welke onderwerpen aan de orde moesten komen.

Op zaterdagmorgen komen 165 mensen in het Unperfekthaus te Essen samen om een Barcamp te houden. Allemaal nieuwsgierig, allemaal gemotiveerd, maar niemand weet eigenlijk wat er gaat gebeuren. Zelfs de organisatoren van het evenement niet. Want dat is nu net wat er zo bijzonder is aan een Barcamp: het is volledig gebaseerd op zelforganisatie. Het is het tegenovergestelde van een conferentie; het is een zogenaamde ‘onconferentie’. De deelnemers komen samen zonder vooraf te weten wat er op de agenda staat. Het agendabord is aanvankelijk nog leeg, maar het duurt niet lang voordat dit gevuld begint te raken met gekleurde post-its die een bonte verzameling vormen van onderwerpen en sleutelwoorden. Door middel van deze mindmap, gecreëerd door de deelnemers, wordt het volledige dagprogramma ingevuld. Iedereen plaatst persoonlijke onderwerpen, behoeften, vragen en uitdagingen in de eerst nog lege sessies en hoopt dat er onder het grote aantal aanwezigen medestanders zijn die tegen soortgelijke problemen aanlopen en misschien zelfs al een idee voor een oplossing hebben. En het mooiste van alles? Iedereen die iets te zeggen of te vragen heeft, krijgt de ruimte om dat te doen. In de twee dagen durende themakampen ontwikkelen zich open gesprekken, wordt een onderwerp naar voren gebracht en vervolgens besproken, op een open, eerlijke, enthousiaste manier en vanuit een behoefte aan verandering en tevredenheid onder de medewerkers.

Alles wat je leuk vindt, maar blijf niet stilstaan!

Wat is het belangrijkste aan behendigheid en flexibiliteit, in het Engels aangeduid met agility? Niet stilstaan maar leren, je aanpassen aan de omgeving en jezelf verder ontwikkelen. Neemt u als medewerker voortdurend uw eigen werkwijze onder de loep? Stelt u zichzelf de volgende vragen: ‘Waar ben ik nu? Wat zijn mijn opties? Waar wil ik naartoe?’ Nee? Maar dat zou eigenlijk wel moeten! Want door met een kritische blik naar het hier en nu te kijken, kunt u de producten die u dagelijkse basis creëert optimaliseren. Meet u als werkgever de tevredenheid van uw medewerkers? Een moderne kijk op de binding van mensen en personeel zijn belangrijke aspecten van behendig en flexibel management. Hoe moeten mensen met elkaar omgaan? Waardoor worden mensen gemotiveerd? Wat kan er worden gedaan om de werksfeer te verbeteren? Hoe kan ik het type ‘eenzelvige medewerker’ inspireren om in een team te werken en nieuwe uitdagingen aan te gaan? In de individuele sessies vond een levendige kennisuitwisseling met betrekking tot deze vragen plaats. De gesprekken concentreerden zich op onderwerpen zoals ‘flexibiliteit & ik’, ‘flexibel gezinsmanagement’, ‘ontspannen werken’, ‘flexibel HR-management’, ‘flexibiliteit & identiteit’ of ‘welk gevoel roept deze zelforganisatie op?’. Werkgevers konden iets leren over succesvolle HR-strategieën, en medewerkers konden meer horen of leren over de positieve kanten van behendig en flexibel werken.

“Dan beginnen we aan een taak of opdracht en mogen we opeens niet meer denken maar alleen nog doen wat ons gezegd wordt.”

Het onderwerp ‘behendigheid en flexibiltieit’ is de afgelopen jaren steeds relevanter geworden, vooral in de software- en IT-sector. De focus ligt niet meer op technische werkmethoden, maar op mensen en hun persoonlijkheden. Behendig en flexibel werken draait namelijk vooral om respect, mensen de mogelijkheid geven om te manoeuvreren, zelf verantwoordelijkheid nemen en zelforganisatie. Markus Igendahl, agility-coach bij Colenet en een van de drie organisatoren van AGILE.RUHR Camp (2017), legt uit waarom flexibele werkmethoden voor hem steeds belangrijker worden: “Een klassiek bedrijf is georganiseerd rond het uitgangspunt dat er een directeur is. In een traditioneel bedrijf, bijvoorbeeld een grote bedrijfsgroep, heb je werkbijen die te horen krijgen wat ze moeten doen. Ik vind dat een beetje raar. We gaan naar school, waar we leren zelf verantwoordelijkheid te nemen voor onze ontwikkeling. Daarna doen we misschien een vervolgopleiding en leren we om onszelf te organiseren. Maar dan krijgen we een baan en moeten we plotseling stoppen met denken en alleen nog maar doen wat ons gezegd wordt. Ik denk dat in elke bedrijfstak die op deze manier werkt, veel potentieel wordt verspild. Hier in Duitsland is een dergelijke hiërarchische structuur de norm in heel veel sectoren en bedrijfstakken.” Dat is waarschijnlijk precies de reden waarom het aantal deelnemers aan dit evenement bijna is verdubbeld ten opzichte van vorig jaar. De organisatoren zijn niet alleen zeer verheugd over deze positieve ontwikkeling, maar ook over het feit dat het AGILE.RUHR Camp (2017) de plek is waar veel mensen voor het eerst kennismaken met de concepten behendigheid en flexibiliteit.

Verhogen van de tevredenheid van de medewerkers

De moderne werkgever van vandaag de dag weet wat belangrijk is: het ontwikkelen van medewerkers en mensen. Horst Stoffner, managing director van Prosoz, en Andreas Geitner, manager en teamleider bij Opitz Consulting, nemen deel aan het AGILE.RUHR Camp (2017) omdat ze van mening zijn dat de belangrijkste voorwaarde voor succes persoonlijkheidsontwikkeling binnen het bedrijf is. Horst Stoffner legt uit: “Ik vind het interessant dat mensen bereid zijn hun vrije weekend op te geven om meer te leren over behendigheid en flexibiliteit en van dit onderwerp hun eigen onderwerp te maken. Vijf jaar geleden hebben we agility in ons bedrijf geïntroduceerd en voor mij is het Barcamp een geweldig platform voor het uitwisselen van kennis en ideeën. Twaalf van mijn medewerkers nemen dit jaar deel en het idee is dat zij dit thema in het bedrijf gaan doorgeven en ondersteunen.” Andreas Geitner ziet ook het belang in van het empathische aspect en legt de nadruk op mensen in plaats van op technologie, waar in een IT-omgeving gewoonlijk alles om draait.

Barcamp-deelnemers Alexander Gülich, Christiane Mehling, Jirka Opalka, Horst Stoffner en Andreas Geitner
Barcamp-deelnemers Alexander Gülich, Christiane Mehling, Jirka Opalka, Horst Stoffner en Andreas Geitner kregen interessante input en deden stimulerende nieuwe contacten op tijdens het AGILE.RUHR Camp (2017).

Het Barcamp – een levendige uitwisseling

Christiane Mehling, productmanager bij een tv-station, is verheugd over de bijdragen van de andere deelnemers aan het AGILE.RUHR Camp (2017): “Ons bedrijf is momenteel bezig zijn weg te vinden in het agility-traject en ik ben aangenaam verrast over wat we allemaal al hebben bereikt, maar realiseer me ook hoeveel we nog moeten leren. Het hangt allemaal af van de mensen met wie je deelneemt aan de sessies en de ervaring die ze hebben. En dat is wat het zo flexibel maakt: je bent nooit klaar met een onderwerp. Net als je denkt dat je iets onder de knie hebt, gaat het ergens anders weer verder. Ik denk dat behendigheid en flexibiliteit erg belangrijk zijn voor het product dat we creëren, voor de werksfeer en voor meer arbeidssatisfactie.” Andere deelnemers hopen ook antwoorden te vinden op de problemen die ze in sessies aan de orde kunnen stellen, en interessante contacten te leggen en inspiratie op te doen. Dat geldt ook voor Jirka Opalka, die binnen haar bedrijf deel uitmaakt van het team dat een behendige en flexibele cultuur moet bevorderen: “Deze werkwijze is leuker en je hebt meer mogelijkheden, omdat je niet alleen maar ‘achter je computer zit en monotoon één voor één je taken afwerkt’. Het gaat om contact, en uitwisseling van inzichten; je kunt overal ideeën aandragen. Dit onderwerp is nieuw voor mij, en toch ben ik een waardevolle schakel binnen het team.” Tijdens het AGILE.RUHR Camp (2017) leerde ze iets over de ‘feedbackcultuur binnen het bedrijf’, een werkwijze die zij graag zo snel mogelijk wil introduceren. Die houdt in dat alle werknemers in haar bedrijf vanaf nu elke week één uur geen afspraken hebben. Dit uur wordt gebruikt voor een feedbackronde waarin iedereen van iedereen feedback kan krijgen en ook feedback geeft. Als Director Agile Office bij ista wil Alexander Gülich agility binnen het bedrijf stimuleren: “Ieder van ons staat voor uitdagingen die voor een belangrijk deel te maken hebben met onzekerheid, complexiteit en innovatie. En dat zijn precies de situaties waarin we behendig en flexibel moeten werken, om de ontwikkeling van individuele persoonlijkheden en werkprocessen te stimuleren.”

Unperfekthaus te Essen
In het Unperfekthaus te Essen krijgt iedereen de kans om iets te zeggen en een actieve bijdrage te leveren aan de invulling van de verschillende sessies.

Ook de organisatoren hebben het oogmerk om flexibele werkmethoden aan te moedigen. Zelforganisatie en zelfmotivering zijn heel belangrijk voor Markus Ingendahl. Hij zag in dat wanneer een team zelf het initiatief in handen heeft, dit al snel leidt tot successen. Een van de belangrijkste punten voor Jörg Geffert is om stappen in het arbeidsproces zichtbaar te maken: “De stappen in het werkproces moeten zichtbaar zijn, ook bij werk dat niet direct leidt tot een concreet product. In ambachtelijke bedrijfstakken maak je letterlijk iets, en zie je dus al heel snel een tastbaar resultaat. Bij softwareontwikkeling gebeuren dingen meer op de achtergrond. Je moet erover praten. Je moet leren om verantwoordelijkheid te nemen.” Dat is precies wat het Barcamp mogelijk maakt: mensen nemen verantwoordelijkheid door te eisen dat de nadruk ligt op onderwerpen die hen interesseren en die zij in een kritische en inspirerende dialoog willen bespreken.

 

Fotocredits: Ellen Hempel Fotografie, ista