calendar 28.04. 2017

De piek voor het factureren van stookkosten

Het is december 1995. Een man met een spijkerbroek en overhemd rent als een bezetene het kantoor aan de Bergmannstraße in Berlin-Kreuzberg binnen. Onder zijn arm heeft hij een grote doos. Die doos zit boordevol. Niet met heerlijke versnaperingen uit de nabijgelegen supermarkt, maar met papier. Bergen papier. Kleine nota's, grote nota's, afgedrukt en handgeschreven.

Hij groet zijn collega’s kort en zet de doos dan in een rij met andere dozen die de hardwerkende meteropnemers de vorige dag, de dag daarvoor en de dag daarvoor naar de Bergmannstraße hebben gebracht. „Gelukkig is de piek maar één keer per jaar”, denkt hij. Vervolgens roept hij, zoals altijd, met vrolijke stem „Tot volgende week!”

Digitale gegevens vervangen bergen papier

We maken een sprong in de tijd. Het is januari 2017: Adrian Wosch zit achter zijn pc aan de Großbeerenstraße in Potsdam, waar ista in 1999 naartoe verhuisde. Het is hectisch in het kantoor van de regiodirecteur: hier rinkelt een telefoon, daar klinkt druk getyp en links wordt gevraagd waar je in het SAP-scherm moet klikken voor het rapport van de meetapparatuur zodat deze op tijd bij de klantenservice arriveert. De man met de dozen papier wordt hier nog maar heel zelden gezien.

Het meeste werk dat in het genereren van een factuur voor stookkosten gaat zitten, moet tussen november en februari gebeuren.

Niettemin vormen de wintermaanden 20 jaar later nog steeds een speciale tijd voor facturatiebedrijven – ook al is er geen papier en zijn er digitale meters. “De winter is altijd extreem druk voor ons. Het is de piektijd in ons fiscale jaar, omdat het meeste werk dat in het genereren van een factuur voor stookkosten gaat zitten tussen november en februari moet gebeuren,” vertelt Adrian Wosch aan de telefoon. De regiodirecteur is een oudgediende: vorig jaar vierde hij zijn 25-jarig jubileum bij het bedrijf. Hij weet dus alles van de processen en gewoonten bij het meten van het verbruik – en hoe deze door de jaren heen veranderden. “We moesten altijd door bergen papier werken. We ontvingen dozen met meterstanden, informatie van huurbazen en vastgoedbeheerders over intrekkende en vertrekkende huurders en rapporten over veranderingen in de eigendomsrechten van appartementen en woonkazernes – die moesten we allemaal verwerken. Met de hand uiteraard.”

Grofweg 9 miljoen gegevenssets

Vandaag de dag worden de verbruikscijfers digitaal uitgelezen. Althans, in de meeste gevallen. Naast de meterstanden, waarvan de meeste tegenwoordig al in de loop van het jaar via radiogolven naar onze servers worden verzonden, ontvangt ista ook zo’n 9 miljoen gegevenssets tijdens de factureringsperiode. Deze bevatten informatie die moet worden verwerkt voor de stookkostenrekening.

Iconzeile Abrechnungspeak

“Dat zijn veel gegevens, maar als je hier al zo lang werkt als ik weet je hoe je je hoofd koel moet houden”, vertelt Adrian Wosch. Als regiodirecteur moet je ook echt je hoofd koel houden. Als directe managers van gemiddeld zo’n 1.000 objecten zijn zij de absolute experts die alles weten van de meetapparatuur, meterstandgegevens en eventuele speciale gevallen onder hun objecten – of collectief gestookte gebouwen. Ze hebben voor de meeste vragen een antwoord.

Maar wat gebeurt er nu echt tijdens deze piekperiode voor stookkostenafrekeningen? “De piek begint voor ons in november. Elke regiodirecteur plant dan de meteropname voor zijn objecten. Zo’n 90% daarvan moet voor de deadline, 31 december, zijn verwerkt. De belangrijkste taak is dan het toewijzen van onze servicepartners, die de meters voor de objecten uitlezen. Er moet echter ook rekening worden gehouden met veel speciale aspecten: is de automatisch gegenereerde afrekening correct, moet een apparaat worden vervangen of heeft een klant speciale verzoeken waarmee rekening moet worden gehouden?”, zo beschrijft Adrian Wosch zijn werkdag in november en december.

Alle standen, of ze nu op afstand zijn uitgelezen of niet, moeten worden gecontroleerd op geloofwaardigheid.

Er is ook een afzonderlijk proces voor elk speciale geval. “In januari ontvangen we dan de meterstanden van de meters die nog niet digitaal worden uitgelezen. De deadline voor deze apparaten ligt begin februari. Toegegeven, de hoeveelheid handmatig uitgelezen gegevens is veel kleiner dan ooit omdat de meeste apparaten al worden uitgelezen via het radiosysteem. Toch moeten alle meterstanden, of ze nu op afstand zijn uitgelezen of niet, worden gecontroleerd op geloofwaardigheid. Dat doen onze collega’s in de servicecentra, waar ook de stookkostenafrekeningen worden gegenereerd. We moeten echt nauw samenwerken met de servicecentra omdat wij verantwoordelijk zijn voor het coördineren en beheren van eventueel nodige vervolgwerkzaamheden en vragen.”

Naheffingen komen voor het factureren

Terwijl de piek in de servicecentra tot halverwege/eind mei duurt, worden de zaken in de vestiging in Potsdam over het algemeen iets rustiger wanneer april aanbreekt. “Iets inderdaad, want dan breekt het moment aan om de apparatuur te vervangen. We moeten de apparatuur in de objecten om de 5 tot 10 jaar vervangen om aan de voorgeschreven kalibratieperioden te voldoen. We beginnen met dit werk in het voorjaar en gaan door tot in de herfst.”

Iconzeile Abrechnungspeak

Het werk wordt volgens Adrian Wosch nooit monotoon en saai: “Ik houd erg veel van mijn werk. Natuurlijk zijn de goede samenwerking met mijn collega’s en de tevreden klanten een deel van de reden waarom ik er van houd, maar ook de constant nieuwe uitdagingen waarmee ik te maken krijg spelen een rol. Er is door de jaren heen zo veel veranderd. Niets is nog wat het ooit was.”

En dat is goed, want de digitalisering en vooral het papierloze werken vormen echt een verbetering. Rest er nog een interessante vraag: hoe zien de zaken in de vestiging aan de Großbeerenstraße er in december 2027 uit?